Phone Etiquette for Client Calls

Standard Opening

मानक शुरुआत

"Good [morning/afternoon], this is [Your Name] speaking. How may I help you?"

उच्चारण: गुड [मॉर्निंग/आफ्टरनून], दिस इज़ [योर नेम] स्पीकिंग। हाउ मे आई हेल्प यू?

हिंदी में: "गुड [मॉर्निंग/आफ्टरनून], मैं [आपका नाम] बोल रहा/रही हूं। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता/सकती हूं?"

अर्थ: यह professional तरीका है फोन उठाने का

Company Introduction

कंपनी परिचय

"Good morning, [Company Name]. This is [Your Name]. How may I assist you?"

उच्चारण: गुड मॉर्निंग, [कंपनी नेम]। दिस इज़ [योर नेम]। हाउ मे आई असिस्ट यू?

हिंदी में: "गुड मॉर्निंग, [कंपनी का नाम]। मैं [आपका नाम] हूं। मैं आपकी कैसे सहायता कर सकता/सकती हूं?"

अर्थ: कंपनी का नाम बोलकर फोन उठाना

Answer Within 3 Rings

3 रिंग के अंदर उठाएं

Rule: Always try to answer within 2-3 rings

नियम: हमेशा 2-3 रिंग के अंदर उठाने की कोशिश करें

यह दिखाता है कि आप professional हैं और client का time value करते हैं

1. Asking for Name

नाम पूछना

• "May I know who's calling, please?"
  उच्चारण: मे आई नो हूज़ कॉलिंग, प्लीज़?
  अर्थ: कृपया बता सकते हैं कौन बोल रहा है?
• "May I have your name, please?"
  उच्चारण: मे आई हैव योर नेम, प्लीज़?
  अर्थ: कृपया अपना नाम बता सकते हैं?
• "Who am I speaking with?"
  उच्चारण: हू एम आई स्पीकिंग विद?
  अर्थ: मैं किससे बात कर रहा/रही हूं?

2. Putting on Hold

होल्ड पर रखना

• "May I put you on hold for a moment?"
  उच्चारण: मे आई पुट यू ऑन होल्ड फॉर अ मोमेंट?
  अर्थ: क्या मैं आपको एक पल के लिए होल्ड पर रख सकता/सकती हूं?
• "Could you please hold for a moment?"
  उच्चारण: कुड यू प्लीज़ होल्ड फॉर अ मोमेंट?
  अर्थ: कृपया एक पल रुक सकते हैं?
• "Please hold while I check that for you."
  उच्चारण: प्लीज़ होल्ड व्हाइल आई चेक दैट फॉर यू।
  अर्थ: कृपया रुकें जब तक मैं आपके लिए चेक करता/करती हूं।

3. Transferring Calls

कॉल ट्रांसफर करना

• "Let me transfer you to [Department/Person]."
  उच्चारण: लेट मी ट्रांसफर यू टू [डिपार्टमेंट/पर्सन]।
  अर्थ: मैं आपको [विभाग/व्यक्ति] को ट्रांसफर करता/करती हूं।
• "I'll connect you with [Name] who can help you better."
  मैं आपको [नाम] से जोड़ूंगा/जोड़ूंगी जो आपकी बेहतर मदद कर सकते हैं।
• "Please hold while I transfer your call."
  कृपया रुकें जब तक मैं आपकी कॉल ट्रांसफर करता/करती हूं।

4. Taking Messages

संदेश लेना

• "May I take a message?"
  क्या मैं संदेश ले सकता/सकती हूं?
• "Would you like to leave a message?"
  क्या आप संदेश छोड़ना चाहेंगे?
• "I'll make sure they get your message."
  मैं सुनिश्चित करूंगा/करूंगी कि उन्हें आपका संदेश मिले।

5. Ending the Call

कॉल खत्म करना

• "Thank you for calling. Have a great day!"
  उच्चारण: थैंक यू फॉर कॉलिंग। हैव अ ग्रेट डे!
  अर्थ: कॉल करने के लिए धन्यवाद। आपका दिन शुभ हो!
• "Is there anything else I can help you with?"
  क्या कुछ और है जिसमें मैं आपकी मदद कर सकता/सकती हूं?
• "Thank you, and please feel free to call us anytime."
  धन्यवाद, और कभी भी हमें कॉल करने में संकोच न करें।